Il problema
Una rete di 6 concessionarie con 3 marchi diversi gestiva l'intera operatività — preventivi, ordini, disponibilità veicoli, pratiche finanziarie, comunicazioni con i costruttori — su 14 fogli Excel condivisi via email. Ogni mattina il responsabile amministrativo impiegava 2 ore per consolidare i dati del giorno precedente.
I problemi erano sistemici: versioni di file in conflitto, dati duplicati, errori di copia-incolla che producevano preventivi sbagliati, visibilità zero sullo stock in tempo reale. Il fatturato cresceva ma la capacità operativa no.
La soluzione
Abbiamo trascorso le prime 3 settimane in affiancamento operativo: un nostro ingegnere ha seguito il lavoro quotidiano degli amministrativi, mappato ogni flusso, identificato ogni punto di rottura. Solo dopo abbiamo progettato il sistema.
Il risultato è un gestionale web accessibile da tutte le sedi con: anagrafica veicoli unificata con disponibilità in tempo reale, gestione preventivi con calcolo automatico di finanziamento e permuta, flusso ordini integrato con i sistemi dei costruttori, dashboard direzionale con i KPI principali per sede.
Il sistema è stato rilasciato in tre wave per non interrompere l'operatività. La migrazione dei dati storici dagli Excel è stata completamente automatizzata.
I risultati
riduzione del tempo operativo amministrativo giornaliero
errori da copia-incolla nei preventivi: zero nei 12 mesi successivi al lancio
sedi collegate in tempo reale su un'unica base dati